SOLLICITATIEPAUZE

Vacature administratief medewerker 80% tewerkstelling

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van structuur, nauwkeurigheid en warme contacten met bewoners en familie? Dan is deze veelzijdige functie als administratief medewerker binnen ons woonzorgcentrum precies wat je zoekt!

Als administratief medewerker bij woonzorgcentrum Mater Dei maak je deel uit van het team onthaal & opname en zorg je voor een professioneel, klantgericht en efficiënt administratief beheer. Je bent een onmisbare schakel in de ondersteuning van bewoners, collega’s en externe partners. Je houdt van afwisseling en draagt graag bij aan een warme en kwaliteitsvolle werking.

Hieronder lees je meer over jouw taken en verantwoordelijkheden:

1. Plaats in het organogram

Je werkt hiërarchisch onder leiding van de financieel directeur.
Bij diens afwezigheid werk je onder leiding van de algemeen directeur.

Je maakt deel uit van het team onthaal & opname.

2. Basisopdracht

Je zorgt voor een professioneel, correct en efficiënt administratief beheer binnen het woonzorgcentrum.
Je beheert de werking van het onthaal, de bewonersadministratie en ondersteunt zowel de sociale dienst als de financiële administratie. Daarbij draag je actief bij aan een warme, klantgerichte dienstverlening voor bewoners, familieleden, collega’s en externe partners.

3. Verantwoordelijkheden of hoofdtaken

3.1. Onthaal en communicatiefunctie

Als administratief medewerker:
• beantwoord je telefoonoproepen op een professionele en vriendelijke manier;
• ontvang je bezoekers, bewoners en leveranciers warm en correct;
• zorg je voor een vlotte en correcte informatiedoorstroming naar bewoners, collega’s en externe contacten.

3.2. (Bewoners)administratie

Je bent verantwoordelijk voor:
• een correcte bewonersfacturatie (voorbereiding, opmaak en verzending);
• het beheer van de bewonersdossiers, zowel digitaal als op papier;
• de opvolging van bewonersadministratie in het E-zorgdossier (opname, verblijf, mutaties, attesten, overlijdens,…);
• het nauwgezet bijhouden en verwerken van de algemene mailbox;
• uiteenlopende administratieve taken ter ondersteuning van alle diensten;
• administratieve ondersteuning van de sociale dienst (afspraken, documenten,…);
• deelname aan overlegmomenten zoals bepaald in het kwaliteitshandboek.

3.3. Leveringen, bestellingen en logistieke opvolging

Je:
• plaatst bestellingen in opdracht van de bevoegde diensten, na goedkeuring van de financieel directeur;
• ontvangt en controleert leveringen op basis van bestel- en leveringsbonnen;
• registreert, volgt op en archiveert leveringsbonnen correct;
• signaleert afwijkingen of problemen tijdig aan de betrokken dienst of leidinggevende.

3.4. Financieel-administratieve ondersteuning

Je:
• ondersteunt bij de boeking en verwerking van financiële verrichtingen;
• beheert het kasblad en volgt cashverrichtingen zorgvuldig op;
• bereidt documenten en overzichten voor die nodig zijn voor boekhouding, audits of interne controles.

4. Algemene verantwoordelijkheden

Als administratief medewerker:
• ga je zorgvuldig om met materialen en middelen en meld je defecten tijdig;
• sta je open voor vorming en professionele groei;
• werk je constructief samen met collega’s en lever je een actieve bijdrage aan projecten;
• neem je deel aan het sociale leven binnen de organisatie (activiteiten, evenementen,…);
• respecteer je strikt het beroepsgeheim en de privacywetgeving;
• werk je volgens de geldende wetgeving, procedures, protocollen en richtlijnen.

PROFESSIONELE VAARDIGHEDEN

• Administratieve processen beheren, verbeteren en opvolgen
• Digitale dossiers nauwkeurig en correct onderhouden
• Communiceren met bewoners, familie en externe partners
• Overzicht bewaren en prioriteiten stellen in een dynamische omgeving

PERSOONLIJKE VAARDIGHEDEN

• Nauwkeurigheid
• Organisatorisch inzicht
• Klantvriendelijkheid
• Samenwerken
• Verantwoordelijkheid

JE BESCHIKT OVER

• een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
• kennis van administratieve processen en informaticatoepassingen;
• nauwkeurigheid, discretie en organisatorisch vermogen;
• klantvriendelijke en professionele communicatieve vaardigheden;
• bereidheid tot het volgen van vorming die wettelijk of functiegebonden vereist zijn

AANBOD

Wil jij deel uitmaken van ons team bij Mater Dei? We bieden jou:

• Een 80% contract van onbepaalde duur voor stabiliteit en perspectief
• Een aantrekkelijk salaris met overname van anciënniteit
• Eindejaarspremie
• Hospitalisatieverzekering
• Mogelijkheid tot fietslease en fietsvergoeding
• Een warme maaltijd aan €1,1 per dag
• Gratis warme dranken
• Toegang tot Benefits@work
• Een warme ontvangst met een gestructureerd opstarttraject, waarbij je begeleid wordt door een meter of peter
• Ruimte om opleidingen te volgen en zelf vormingen aan te vragen
• De kans om mee te bouwen aan de toekomst van Mater Dei, waar jouw inzet en ideeën écht het verschil maken