Privacyreglement voor zorggebruikers

Het woonzorgcentrum Mater Dei hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook volledig conform de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Via dit privacyreglement wenst het woonzorgcentrum Mater Dei u zo duidelijk mogelijk te informeren over de wijze waarop het uw persoonsgegevens verwerkt.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

U bent zorggebruiker

Indien u een zorggebruiker van ons woonzorgcentrum bent, dan beschikken wij over de volgende persoonsgegevens over u:

• administratieve gegevens, zoals uw identiteit, socialezekerheidsinformatie, facturatiegegevens, een inventaris van uw bezittingen in ons woonzorgcentrum, de contactgegevens van uw behandelende arts en van eventuele andere contactpersonen;
• sociale gegevens, zoals levensloopinformatie, persoonlijke kenmerken, alsook wensen, afspraken en eventuele klachten over uw verblijf;
• gezondheidsgegevens, zoals uw medische voorgeschiedenis, diagnoses, eventuele overdraagbare ziekten, geneesmiddelengebruik, alsook de lopende en geplande zorgen en uw wensen hieromtrent.

De redenen waarom wij deze persoonsgegevens verwerken, zijn de volgende:

• wij hebben deze gegevens nodig om u onze diensten (inclusief de nodige verzorging) te kunnen aanbieden tijdens uw verblijf, evenals voor de facturatie van deze diensten (uitvoering van de opnameovereenkomst en het verstrekken/beheren van gezondheidszorg- en sociale diensten);
• wij moeten deze gegevens bovendien gebruiken om een individueel dossier over u en eventuele andere dossiers (bv. een klachtendossier, een zorggebruikerslijst voor de hulpdiensten bij brand) aan te leggen om wettelijk erkend te kunnen blijven (wettelijke verplichting);
• het kan ook zijn dat onze coördinerend en raadgevend arts (CRA) uw persoonsgegevens nodig heeft om zijn wettelijk voorziene taken te kunnen uitvoeren (zoals het coördineren van de medische activiteiten in het woonzorgcentrum en het beheersen van overdraagbare ziekten). In dat geval zal de CRA uw dossier kunnen inkijken en de nodige gegevens over u in zijn eigen dossier kunnen opnemen (wettelijke verplichting);
• daarnaast kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden (bv. een publicatie in het bewonerskrantje). Wij zullen u in dat geval tijdig informeren over deze doeleinden en –zo nodig– uw toestemming hiervoor vragen.

Het woonzorgcentrum Mater Dei zal in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens ook kunnen of moeten overmaken aan derden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar het onderdeel “Gegevensuitwisseling met derden”.

U bent kandidaat-zorggebruiker

Ook indien u nog niet verblijft in woonzorgcentrum Mater Dei, maar wel op de wachtlijst staat, beschikken wij reeds over bepaalde persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Het gaat niet enkel om administratieve gegevens, maar ook om sommige sociale gegevens en gezondheidsgegevens.

Wij hebben deze persoonsgegevens immers nodig om uw zorgbehoevendheid te kunnen inschatten in het kader van ons opnamebeleid en om uw verblijf in woonzorgcentrum Mater Dei administratief voor te bereiden (sluiten van een overeenkomst en het beheren van gezondheidszorg- en sociale diensten).

U bent als externe betrokken bij de zorg voor een (kandidaat-)zorggebruiker

Indien u als externe (bv. als vertegenwoordiger, familielid, mantelzorger, huisarts of andere externe zorgverlener) betrokken bent bij de zorg voor een zorggebruiker, dan zal het woonzorgcentrum Mater Dei eveneens bepaalde persoonsgegevens over u verwerken. Het gaat met name over identificatie- en contactgegevens, alsook uw eventuele suggesties, opmerkingen en klachten over het verblijf van de zorggebruiker.

Wij (of soms ook onze coördinerend en raadgevend arts) hebben deze persoonsgegevens nodig om onze zorggebruikers zo goed mogelijk te kunnen verzorgen (legitieme belangen van het woonzorgcentrum) en om te voldoen aan onze erkenningsnormen (wettelijke verplichting). Het kan ook zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden (bv. een publicatie in het bewonerskrantje). Wij zullen u in dat geval tijdig informeren over deze doeleinden en –zo nodig– uw toestemming hiervoor vragen.

Daarnaast zal het woonzorgcentrum in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens ook kunnen of moeten overmaken aan derden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar het onderdeel “Gegevensuitwisseling met derden”.

2. Gegevensbeveiliging in het woonzorgcentrum

Woonzorgcentrum Mater Dei, met maatschappelijke zetel te Molenhofstraat 31 1670 Heikruis en met ondernemingsnummer 0428.659.430 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens conform de AVG en de overige privacyregelgeving. Dit wil onder meer zeggen dat het woonzorgcentrum als verwerkingsverantwoordelijke adequate maatregelen voor gegevensbeveiliging zal nemen:

• zo zal het woonzorgcentrum passende maatregelen treffen (bv. paswoorden installeren) om te voorkomen dat onbevoegden toevallig of op onrechtmatige wijze toegang krijgen tot uw persoonsgegevens;
• de medewerkers van het woonzorgcentrum (onder andere verplegers en ander verzorgend personeel, stagiairs, administratief personeel en vrijwilligers) zullen enkel toegang krijgen tot uw persoonsgegevens voor zover dit werkelijk noodzakelijk is voor hun taken;
• het woonzorgcentrum zorgt ervoor dat zijn medewerkers gehouden zijn tot geheimhouding en legt hen de nodige instructies op om veilig om te gaan met uw persoonsgegevens (bv. veilig paswoordbeheer).

Voor sommige verwerkingen van uw persoonsgegevens is het woonzorgcentrum Mater Dei samen met andere personen verantwoordelijk. Het woonzorgcentrum heeft met deze personen onderlinge afspraken gemaakt om de naleving van de AVG te waarborgen. Het gaat met name om de volgende gezamenlijke verantwoordelijken:

• de coördinerend en raadgevend arts (CRA) van het woonzorgcentrum Mater Dei voor uw persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de wettelijk voorziene taken van de CRA.
• Het woonzorgcentrum blijft uw aanspreekpunt voor alle verzoeken, vragen of klachten over het optreden van de CRA, maar zal deze soms door de CRA zelf laten beantwoorden. De CRA zorgt er zelf voor dat hij geen persoonsgegevens bewaart of doorgeeft aan derden indien dit niet noodzakelijk is voor zijn wettelijk voorziene taken;

• de behandelende artsen die actief zijn in woonzorgcentrum Mater Dei voor de gegevens in uw medisch dossier in het woonzorgcentrum.

3. Gegevensuitwisseling met derden

In bepaalde gevallen zal het woonzorgcentrum Mater Dei uw persoonsgegevens kunnen of moeten overmaken aan derden, waarna die derde verantwoordelijk zal zijn voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Deze gevallen worden hieronder opgesomd. Buiten deze gevallen zullen uw persoonsgegevens niet worden bekendgemaakt aan derden, behalve mits uw toestemming of wanneer dit wettelijk verplicht zou zijn of na anonimisering van uw persoonsgegevens.

• Familie, vertegenwoordigers, mantelzorgers

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan uw persoonsgegevens, inclusief bepaalde gezondheidsgegevens, meedelen aan uw familie, vertegenwoordigers of mantelzorgers wanneer u dit zelf wenst (toestemming) of wanneer dit noodzakelijk is voor het verstrekken van gezondheidszorgdiensten of sociale diensten. In sommige gevallen zal het woonzorgcentrum Mater Dei namelijk verplicht zijn om uw familie, vertegenwoordiger of mantelzorgers bij de zorg te betrekken en hen dus uw persoonsgegevens over te maken (wettelijke verplichting).

Na overlijden van een zorggebruiker blijft het beroepsgeheim gelden en zullen uw nabestaanden slechts inzage krijgen in uw medisch dossier via een zorgverlener en voor zover u zich daar niet uitdrukkelijk heeft tegen verzet.

• Externe zorgverleners

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan uw persoonsgegevens ook meedelen aan de huisarts of aan andere externe zorgverleners of zorginstellingen voor dit nodig is voor de verzorging en behandeling van de zorggebruiker.

Uw medisch dossier kan via het eHealth platform of via Vitalink (dit zijn overheidsplatformen voor beveiligde gegevensdeling) automatisch geraadpleegd worden door uw zorgverleners die op dat moment bij uw behandeling betrokken zijn indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming hoeft slechts eenmalig te worden gegeven en dit kan via uw huisarts, apotheker of andere zorgverlener, via uw zorgkas, via een ziekenhuis of via de online-toepassing “ehealthConsent”.

• Ziekteverzekeraar

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan bepaalde persoonsgegevens ook doorgeven aan de zorgkas van de zorggebruiker voor zover dit overeenkomstig de toepasselijke sociale zekerheids-regelgeving nodig is in het kader van de terugbetaling van verstrekte diensten.

• Politie

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan uw persoonsgegevens, waaronder bepaalde gezondheidsgegevens, overmaken aan de politie bij onrustwekkende verdwijning van de zorggebruiker, maar enkel voor zover er gevreesd kan worden voor het leven van de zorggebruiker en indien de gegevens noodzakelijk zijn voor de tijdige opsporing.

• Overheidsdiensten

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan uw persoonsgegevens eveneens doorgeven aan overheidsdiensten (bv. de Zorginspectie) voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

• Dienstverleners van het woonzorgcentrum

Daarnaast doet het woonzorgcentrum Mater Dei ook een beroep op verschillende bedrijfsondersteunende diensten, zoals leveranciers van software of boekhouders. Ook deze derden kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens (waaronder mogelijks ook medische gegevens) voor zover dit nodig is om het woonzorgcentrum Mater Dei bij te staan bij het uitvoeren van voormelde diensten. Het woonzorgcentrum heeft met deze dienstverleners overeenkomsten afgesloten om te waarborgen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een veilige manier en ze niet gebruiken voor andere doeleinden.

• Rechtsvorderingen

Het woonzorgcentrum Mater Dei kan uw persoonsgegevens eveneens doorgeven aan derden die het woonzorgcentrum bijstaan in het kader van rechtsvorderingen (bv. aansprakelijkheidsgeschillen of onbetaalde facturen), zoals aansprakelijkheidsverzekeraars, gerechtsdeurwaarders en advocaten voor zover dit nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

4. Uw rechten

U (of uw vertegenwoordiger) kan steeds met ons contact opnemen om uw rechten betreffende uw persoonsgegevens uit te oefenen:

• indien u wil weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden in het woonzorgcentrum, waarom dit gebeurt en welke categorieën van personen toegang hebben tot deze gegevens. Voor wat betreft uw medisch dossier kan u echter niet rechtstreeks inzage krijgen in de persoonlijke notities van uw zorgverlener, in de gegevens die betrekking hebben op andere personen of in de gegevens die uw zorgverlener tijdelijk mag verzwijgen in het belang van uw gezondheid (therapeutische exceptie).

• indien u een afschrift van die gegevens wenst (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
• indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te laten corrigeren of aanvullen, voor zover deze persoonsgegevens inderdaad verkeerd of onvolledig zijn.
• indien u wenst dat wij (tijdelijk of permanent) uw persoonsgegevens niet langer verwerken. Wij zullen echter niet steeds zomaar uw gegevens kunnen of moeten verwijderen. In verschillende gevallen kunnen of moeten wij uw gegevens namelijk bewaren. In dat geval zullen wij u informeren over de reden(en) waarom wij uw persoonsgegevens niet kunnen verwijderen. In geval wij uw persoonsgegevens zouden verwijderen, dan houdt dit geen enkele erkenning in van het feit dat uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt werden.

• voor alle andere vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden.

Als u uw rechten wil uitoefenen, dan kan u dit kosteloos doen door uw verzoek mondeling kenbaar te maken aan een medewerker/teamcoach of door te mailen naar info@materdei-wzc.be. Wij zullen u uiterlijk binnen 1 maand laten weten welk gevolg aan uw verzoek wordt gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot 3 maanden. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte brengen.

5. Bewaartermijnen

Het woonzorgcentrum Mater Dei respecteert de wettelijk bepaalde bewaartermijn met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• voor zorggebruikersgegevens: minstens 2 jaar en maximum 5 jaar na het einde van de hulp- en dienstverlening. Uw medisch dossier zal daarna verder worden bijgehouden door uw behandelende arts;
• voor persoonsgegevens vervat in fiscale documenten: 10 jaar.

Alle andere persoonsgegevens worden bewaard zo lang dit nodig is voor het doel waarvoor ze door ons worden verwerkt. Voor meer informatie hierover kan u steeds contact opnemen met Marc Derveaux of Kelly Neuckermans.

6. Vragen of klachten?

Indien u meent dat de bepalingen van dit Privacyreglement of van de AVG niet worden nageleefd, dan heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Indien u klachten of andere vragen heeft, verzoeken wij u echter vriendelijk om deze eerst aan ons voor te leggen (mondeling) via een medewerker/teamcoach of door te mailen naar info@materdei-wzc.be, zodat wij naar een oplossing voor uw probleem kunnen zoeken.

7. Wijzigingen

Dit privacyreglement is opgesteld op 9 december 2018. Deze herziene versie dateert van juni 2026.Het woonzorgcentrum Mater Dei behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan dit privacyreglement aan te brengen. Raadpleeg dus zeker altijd de meest recente versie van ons privacyreglement. U kan dit steeds vinden op onze website of aan het onthaal.